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# Política de Reembolso de Gastos

> Reglas y procedimientos para enviar, aprobar y recibir reembolsos de gastos comerciales en Blevins Holdings.

<Info>Última revisión: \[Fecha] — Próxima revisión prevista: \[Fecha] — Responsable de la política: Finanzas</Info>

<div id="purpose">
  ## Propósito
</div>

Blevins Holdings reembolsa a los empleados los gastos comerciales razonables, necesarios y debidamente documentados incurridos en el desempeño de sus responsabilidades laborales. Esta política define qué gastos son reembolsables, cómo presentar una solicitud y el plazo para el reembolso.

<div id="scope">
  ## Alcance
</div>

Esta política aplica a todos los empleados que incurran en gastos comerciales en nombre de Blevins Holdings, incluyendo aquellos que usen fondos personales, tarjetas de crédito corporativas o una combinación de ambos. Los contratistas deben consultar su contrato para los términos de gastos aplicables.

***

<div id="reimbursable-expenses">
  ## Gastos reembolsables
</div>

Blevins reembolsará las siguientes categorías de gastos cuando sean razonables, necesarios y estén respaldados por recibos:

<div id="travel">
  ### Viajes
</div>

* **Vuelos** — Clase económica para viajes nacionales; clase ejecutiva requiere aprobación previa del CFO para vuelos de más de 6 horas
* **Hoteles** — Alojamiento estándar de clase ejecutiva; gastos en propiedades premium requieren aprobación previa
* **Transporte terrestre** — Taxis, viajes compartidos, transporte público y autos de alquiler (categoría estándar)
* **Kilometraje** — El uso de vehículo personal se reembolsa a la tarifa estándar de kilometraje del IRS vigente; debe incluir origen, destino y propósito comercial

<div id="meals">
  ### Comidas
</div>

* **Viajes de negocios** — Costos razonables de comidas durante viajes de negocios de la empresa; límite de viáticos: \$\[X] por día (a definir por Finanzas)
* **Comidas con clientes** — Hasta \$\[X] por persona; debe incluir los nombres y afiliaciones empresariales de todos los asistentes y el propósito comercial

<div id="business-supplies">
  ### Suministros de oficina
</div>

Suministros de oficina, costos de envío y compras menores de equipos por debajo de \$\[X] incurridos con un propósito comercial claro y no cubiertos por un presupuesto departamental existente.

<div id="professional-development">
  ### Desarrollo profesional
</div>

Inscripciones a conferencias, libros y materiales de capacitación preaprobados por tu gerente y Recursos Humanos.

***

<div id="pre-approval-requirements">
  ## Requisitos de preaprobación
</div>

Las siguientes categorías requieren **preaprobación por escrito** antes de incurrir en el gasto:

| Categoría                            | Umbral de aprobación       | Aprobador        |
| ------------------------------------ | -------------------------- | ---------------- |
| Viajes aéreos                        | Todas las reservas         | Gerente          |
| Alojamiento en hotel                 | Más de \$300/noche         | Gerente          |
| Entretenimiento de clientes          | Cualquier monto            | Gerente          |
| Comidas de equipo                    | Más de \$\[X] en total     | Gerente          |
| Suministros de oficina               | Más de \$\[X] por artículo | Gerente          |
| Inscripción a conferencias o eventos | Cualquier monto            | Gerente + RR.HH. |

<Warning>
  Los gastos incurridos sin la preaprobación requerida pueden no ser reembolsados. En caso de duda, consulta a tu gerente antes de gastar.
</Warning>

***

<div id="non-reimbursable-expenses">
  ## Gastos no reembolsables
</div>

Los siguientes gastos no serán reembolsados:

* Entretenimiento personal, comidas o compras no relacionadas con un propósito comercial específico
* Alcohol (a menos que esté aprobado como parte de un presupuesto de entretenimiento de clientes dentro de los límites establecidos)
* Multas de tráfico, boletas de estacionamiento u otras penalidades
* Gastos incurridos por un cónyuge, familiar o no empleado
* Mejoras a primera clase o tarifa aérea premium sin aprobación del CFO
* Estadías en hoteles de lujo por encima de la tarifa estándar
* Artículos de higiene personal o ropa (a menos que sean requeridos para un propósito laboral específico y preaprobados)
* Propinas que excedan el 20% de la cuenta

***

<div id="submission-process">
  ## Proceso de envío
</div>

1. **Recopila los recibos** — Guarda los recibos originales de todos los gastos. Se requieren recibos detallados para comidas y estadías en hoteles. Los estados de cuenta de tarjetas de crédito por sí solos no son suficientes.

2. **Envía en el sistema de gastos** — Inicia sesión en \[sistema de gestión de gastos — enlace por agregar] y crea un nuevo informe de gastos. Cada gasto debe incluir:
   * Fecha y monto
   * Proveedor y ubicación
   * Propósito comercial
   * Recibo adjunto (foto o escaneo)
   * Código de presupuesto (pregunta a tu gerente si no tienes uno)

3. **Envía dentro de los 30 días** — Los informes de gastos deben enviarse dentro de los 30 días posteriores a la fecha en que se incurrió el gasto.

<Warning>
  Los gastos enviados más de 60 días después de la fecha en que se incurrieron no serán reembolsados sin aprobación por escrito del Director de Finanzas. Este es un plazo firme.
</Warning>

***

<div id="approval-and-reimbursement">
  ## Aprobación y reembolso
</div>

| Paso                              | Responsable        | Plazo                                                                |
| --------------------------------- | ------------------ | -------------------------------------------------------------------- |
| Revisión y aprobación del gerente | Gerente directo    | Dentro de los 5 días hábiles posteriores al envío                    |
| Revisión de Finanzas              | Equipo de Finanzas | Dentro de los 3 días hábiles posteriores a la aprobación del gerente |
| Pago de reembolso                 | Finanzas / Nómina  | Siguiente ciclo de nómina después de la aprobación de Finanzas       |

Los reembolsos se procesan a través de nómina. Si necesitas un reembolso anticipado debido a un saldo elevado, contacta a Finanzas para solicitar un pago fuera de ciclo — estos se manejan caso por caso.

***

<div id="corporate-credit-cards">
  ## Tarjetas de crédito corporativas
</div>

Los empleados a quienes se les emita una tarjeta de crédito corporativa deben:

* Usar la tarjeta solo para gastos comerciales aprobados
* Enviar recibos y codificar gastos dentro de los **7 días** posteriores a cada transacción
* No permitir que otros usen la tarjeta
* Reportar una tarjeta perdida o robada a Finanzas y TI inmediatamente

Las transacciones de tarjetas corporativas son conciliadas mensualmente por Finanzas. Los cargos personales o sin explicación pueden ser deducidos de la nómina después de notificación.

***

<div id="policy-violations">
  ## Violaciones de la política
</div>

Presentar reclamaciones de gastos falsas o infladas se considera fraude y resultará en medidas disciplinarias que incluyen hasta el despido, y puede resultar en la remisión a las autoridades legales. Blevins Holdings se reserva el derecho de auditar los informes de gastos en cualquier momento.

***

*Responsable de la política: Finanzas*