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# Politique de remboursement des frais

> Règles et procédures pour la soumission, l'approbation et le remboursement des frais professionnels chez Blevins Holdings.

<Info>Dernière révision : \[Date] — Prochaine révision prévue : \[Date] — Responsable de la politique : Finance</Info>

<div id="purpose">
  ## Objectif
</div>

Blevins Holdings rembourse les employés pour les frais professionnels raisonnables, nécessaires et dûment documentés engagés dans l'exercice de leurs fonctions. Cette politique définit les dépenses remboursables, la procédure de soumission d'une demande et le calendrier de remboursement.

<div id="scope">
  ## Champ d'application
</div>

Cette politique s'applique à tous les employés qui engagent des frais professionnels au nom de Blevins Holdings, que ce soit avec des fonds personnels, des cartes de crédit de l'entreprise ou une combinaison des deux. Les prestataires doivent se référer à leur contrat pour les conditions applicables en matière de frais.

***

<div id="reimbursable-expenses">
  ## Dépenses remboursables
</div>

Blevins remboursera les catégories de dépenses suivantes lorsqu'elles sont raisonnables, nécessaires et accompagnées de justificatifs :

<div id="travel">
  ### Déplacements
</div>

* **Vols** — Classe économique pour les voyages nationaux ; la classe affaires nécessite l'approbation préalable du directeur financier pour les vols de plus de 6 heures
* **Hôtels** — Hébergement de catégorie affaires standard ; les dépenses dans des établissements haut de gamme nécessitent une approbation préalable
* **Transports terrestres** — Taxis, VTC, transports en commun et voitures de location (catégorie standard)
* **Kilométrage** — L'utilisation d'un véhicule personnel est remboursée au taux kilométrique standard en vigueur de l'IRS ; doit inclure le lieu de départ, la destination et l'objet professionnel

<div id="meals">
  ### Repas
</div>

* **Voyages d'affaires** — Frais de repas raisonnables lors de déplacements professionnels ; plafond journalier : \$\[X] par jour (à définir par les Finances)
* **Repas clients** — Jusqu'à \$\[X] par personne ; doit inclure les noms et affiliations des participants ainsi que l'objet professionnel

<div id="business-supplies">
  ### Fournitures professionnelles
</div>

Fournitures de bureau, frais d'expédition et achats de petit matériel de moins de \$\[X] engagés dans un but professionnel clair et non couverts par un budget de département existant.

<div id="professional-development">
  ### Développement professionnel
</div>

Inscriptions à des conférences, livres et supports de formation préalablement approuvés par votre responsable et les RH.

***

<div id="pre-approval-requirements">
  ## Exigences d'approbation préalable
</div>

Les catégories suivantes nécessitent une **approbation écrite préalable** avant que la dépense ne soit engagée :

| Catégorie                                    | Seuil d'approbation        | Approbateur      |
| -------------------------------------------- | -------------------------- | ---------------- |
| Transport aérien                             | Toute réservation          | Responsable      |
| Hébergement hôtelier                         | Plus de 300 \$/nuit        | Responsable      |
| Divertissement client                        | Tout montant               | Responsable      |
| Repas d'équipe                               | Plus de \$\[X] au total    | Responsable      |
| Fournitures professionnelles                 | Plus de \$\[X] par article | Responsable      |
| Inscription à une conférence ou un événement | Tout montant               | Responsable + RH |

<Warning>
  Les dépenses engagées sans l'approbation préalable requise peuvent ne pas être remboursées. En cas de doute, demandez à votre responsable avant de dépenser.
</Warning>

***

<div id="non-reimbursable-expenses">
  ## Dépenses non remboursables
</div>

Les dépenses suivantes ne seront pas remboursées :

* Divertissements personnels, repas ou achats non liés à un objet professionnel spécifique
* Alcool (sauf approbation dans le cadre d'un budget de divertissement client dans les limites fixées)
* Amendes de circulation, contraventions de stationnement ou autres pénalités
* Dépenses engagées par un conjoint, un membre de la famille ou un non-employé
* Surclassements en première classe ou en classe premium sans approbation du directeur financier
* Séjours dans des hôtels de luxe dépassant le tarif standard
* Articles d'hygiène personnelle ou vestimentaires (sauf si requis pour un besoin professionnel spécifique et préalablement approuvés)
* Pourboires dépassant 20 % de l'addition

***

<div id="submission-process">
  ## Processus de soumission
</div>

1. **Conserver les reçus** — Gardez les reçus originaux pour toutes les dépenses. Les reçus détaillés sont obligatoires pour les repas et les séjours à l'hôtel. Les relevés de carte de crédit seuls ne suffisent pas.

2. **Soumettre dans le système de gestion des frais** — Connectez-vous à \[système de gestion des frais — lien à ajouter] et créez un nouveau rapport de dépenses. Chaque dépense doit inclure :
   * Date et montant
   * Fournisseur et lieu
   * Objet professionnel
   * Reçu joint (photo ou scan)
   * Code budgétaire (demandez à votre responsable si vous n'en avez pas)

3. **Soumettre dans les 30 jours** — Les rapports de dépenses doivent être soumis dans les 30 jours suivant la date à laquelle la dépense a été engagée.

<Warning>
  Les dépenses soumises plus de 60 jours après la date où elles ont été engagées ne seront pas remboursées sans approbation écrite du directeur financier. Il s'agit d'un délai ferme.
</Warning>

***

<div id="approval-and-reimbursement">
  ## Approbation et remboursement
</div>

| Étape                                | Responsable        | Délai                                                           |
| ------------------------------------ | ------------------ | --------------------------------------------------------------- |
| Examen et approbation du responsable | Responsable direct | Dans les 5 jours ouvrables suivant la soumission                |
| Examen par les Finances              | Équipe Finance     | Dans les 3 jours ouvrables suivant l'approbation du responsable |
| Paiement du remboursement            | Finance / Paie     | Prochain cycle de paie suivant l'approbation des Finances       |

Les remboursements sont traités via la paie. Si vous avez besoin d'un remboursement anticipé en raison d'un solde élevé, contactez les Finances pour demander un paiement hors cycle — ces demandes sont traitées au cas par cas.

***

<div id="corporate-credit-cards">
  ## Cartes de crédit d'entreprise
</div>

Les employés disposant d'une carte de crédit d'entreprise doivent :

* Utiliser la carte uniquement pour les dépenses professionnelles approuvées
* Soumettre les reçus et codifier les dépenses dans un délai de **7 jours** après chaque transaction
* Ne pas laisser d'autres personnes utiliser la carte
* Signaler immédiatement la perte ou le vol de la carte aux Finances et au service informatique

Les transactions par carte d'entreprise sont rapprochées mensuellement par les Finances. Les charges inexpliquées ou personnelles peuvent être déduites de la paie après notification.

***

<div id="policy-violations">
  ## Violations de la politique
</div>

Soumettre des demandes de remboursement fausses ou gonflées est considéré comme une fraude et entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement, et peut donner lieu à un renvoi devant les autorités judiciaires. Blevins Holdings se réserve le droit d'auditer les rapports de dépenses à tout moment.

***

*Responsable de la politique : Finance*