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# 采购政策

> Blevins Holdings 关于采购商品和服务、供应商选择及审批门槛的规定。

<Info>上次审核：\[日期] — 下次审核截止：\[日期] — 政策归属：财务部 / 运营部</Info>

<div id="purpose">
  ## 目的
</div>

本政策为 Blevins Holdings 的所有采购活动建立标准和控制措施。确保公司资金得到合理使用，采购决策受到适当监督，供应商关系以透明和一致的方式建立。

<div id="scope">
  ## 适用范围
</div>

本政策适用于以 Blevins Holdings 名义进行的所有商品和服务采购，无论付款方式如何（公司卡、发票、员工报销或直接付款）。所有发起或审批采购的员工必须遵守本政策。

***

<div id="approval-thresholds">
  ## 审批门槛
</div>

所有采购需事先获得授权审批人的批准。所需审批级别取决于合同或采购总价值：

| 采购金额             | 所需审批人     |
| ---------------- | --------- |
| \$1,000 以下       | 直接主管      |
| $1,000 – $5,000  | 部门负责人     |
| $5,000 – $25,000 | CFO 或 COO |
| \$25,000 以上      | CEO + CFO |

**备注：**

* 年度经常性合同按年度总价值评估，而非按单次付款金额
* 多年合同按合同总价值评估
* 审批必须在向供应商做出任何承诺**之前**获得

***

<div id="vendor-selection">
  ## 供应商选择
</div>

超过 **\$5,000** 的采购需至少获得两份竞争报价，除非独家来源理由已记录在案并经 CFO 批准。选择供应商时，需评估：

* 总拥有成本（包括实施、支持和退出成本）
* 供应商的财务稳定性和业绩记录
* 安全和数据处理实践——特别是对于有权访问公司或客户数据的软件供应商
* 合同条款、SLA 和退出条款
* 利益冲突——见下文

<Warning>
  与供应商存在个人关系或经济利益的员工，必须在参与任何涉及该供应商的评估或决策之前，向其经理和人力资源部披露此情况。
</Warning>

***

<div id="purchase-process">
  ## 采购流程
</div>

<Steps>
  <Step title="确定需求">
    明确您需要什么、为什么需要以及估计成本。在发起新采购之前，请检查：

    * 现有供应商合同是否已涵盖此需求
    * 其他团队是否有可以利用的首选供应商关系
    * 该采购是否在您当期获批预算范围内
  </Step>

  <Step title="获取报价">
    按照上述审批门槛指南的要求获取竞争报价。在您的采购申请中记录报价及您选择供应商的理由（尤其是未选择最低报价者时）。
  </Step>

  <Step title="提交采购申请">
    通过 \[采购系统——链接待添加] 提交采购申请。申请必须包括：

    * 供应商名称及商品或服务描述
    * 总成本和付款条款
    * 业务理由
    * 附上报价或提案
    * 预算代码及部门负责人确认预算可用
  </Step>

  <Step title="获取审批">
    按照上述门槛将申请发送给所需审批人。审批人有 3 个工作日进行回复。如因时间紧迫的采购需要更快处理，请向财务部升级。
  </Step>

  <Step title="法务审查">
    任何与供应商的合同、订阅协议或正式承诺，必须在签署前经法务部审查和执行。对于超过 \$\[X] 或涉及数据处理的合同，请勿签署任何供应商协议——包括软件的点击同意协议——未经法务审查。

    <Warning>
      未经法务部审查和批准，请勿代表 Blevins Holdings 签署合同、保密协议或供应商协议。未经授权的承诺可能导致个人承担法律责任。
    </Warning>
  </Step>

  <Step title="处理付款">
    在获得所有审批和法务签字后，财务部处理付款或签发采购订单。所有供应商发票必须注明已批准的采购申请编号，并提交至财务部 \[应付账款邮箱——待添加]。
  </Step>
</Steps>

***

<div id="prohibited-practices">
  ## 禁止行为
</div>

以下行为违反本政策，可能导致纪律处分：

* **拆分采购** — 将采购拆分为较小金额以规避审批门槛
* **未授权承诺** — 在获得所需审批之前，向供应商做出合同或采购承诺
* **未披露的利益冲突** — 在未披露个人关系或经济利益的情况下选择供应商
* **接受礼品** — 接受供应商可能影响采购决策的礼品、餐饮或激励，超出 Blevins 标准礼品政策范围
* **未授权签署合同** — 未经法务审查和批准签署合同或协议

***

<div id="vendor-management">
  ## 供应商管理
</div>

所有批准的供应商均录入由运营部/财务部维护的供应商登记册。有关完整的供应商生命周期流程——包括风险评估、尽职调查、持续管理和下线——请参阅[供应商管理 SOP](/zh/sops/vendor-management)。

***

<div id="exceptions">
  ## 例外情况
</div>

本政策的例外情况需获得 CFO 的书面批准，并须记录在采购档案中。例外情况作为财务审计流程的一部分进行年度审查。

***

*政策归属：财务部 / 运营部*