上次审核：[日期] — 下次审核截止：[日期] — 政策归属：财务部 / 运营部
所有采购需事先获得授权审批人的批准。所需审批级别取决于合同或采购总价值：
| 采购金额 | 所需审批人 |
|---|
| $1,000 以下 | 直接主管 |
| 1,000–5,000 | 部门负责人 |
| 5,000–25,000 | CFO 或 COO |
| $25,000 以上 | CEO + CFO |
- 年度经常性合同按年度总价值评估，而非按单次付款金额
- 多年合同按合同总价值评估
- 审批必须在向供应商做出任何承诺之前获得
超过 $5,000 的采购需至少获得两份竞争报价，除非独家来源理由已记录在案并经 CFO 批准。选择供应商时，需评估：
- 总拥有成本（包括实施、支持和退出成本）
- 供应商的财务稳定性和业绩记录
- 安全和数据处理实践——特别是对于有权访问公司或客户数据的软件供应商
- 合同条款、SLA 和退出条款
- 利益冲突——见下文
与供应商存在个人关系或经济利益的员工，必须在参与任何涉及该供应商的评估或决策之前，向其经理和人力资源部披露此情况。
确定需求
明确您需要什么、为什么需要以及估计成本。在发起新采购之前，请检查：
- 现有供应商合同是否已涵盖此需求
- 其他团队是否有可以利用的首选供应商关系
- 该采购是否在您当期获批预算范围内
获取报价
按照上述审批门槛指南的要求获取竞争报价。在您的采购申请中记录报价及您选择供应商的理由（尤其是未选择最低报价者时）。
提交采购申请
通过 [采购系统——链接待添加] 提交采购申请。申请必须包括：
- 供应商名称及商品或服务描述
- 总成本和付款条款
- 业务理由
- 附上报价或提案
- 预算代码及部门负责人确认预算可用
获取审批
按照上述门槛将申请发送给所需审批人。审批人有 3 个工作日进行回复。如因时间紧迫的采购需要更快处理，请向财务部升级。
法务审查
任何与供应商的合同、订阅协议或正式承诺，必须在签署前经法务部审查和执行。对于超过 $[X] 或涉及数据处理的合同，请勿签署任何供应商协议——包括软件的点击同意协议——未经法务审查。未经法务部审查和批准，请勿代表 Blevins Holdings 签署合同、保密协议或供应商协议。未经授权的承诺可能导致个人承担法律责任。
处理付款
在获得所有审批和法务签字后，财务部处理付款或签发采购订单。所有供应商发票必须注明已批准的采购申请编号，并提交至财务部 [应付账款邮箱——待添加]。
以下行为违反本政策，可能导致纪律处分：
- 拆分采购 — 将采购拆分为较小金额以规避审批门槛
- 未授权承诺 — 在获得所需审批之前，向供应商做出合同或采购承诺
- 未披露的利益冲突 — 在未披露个人关系或经济利益的情况下选择供应商
- 接受礼品 — 接受供应商可能影响采购决策的礼品、餐饮或激励，超出 Blevins 标准礼品政策范围
- 未授权签署合同 — 未经法务审查和批准签署合同或协议
所有批准的供应商均录入由运营部/财务部维护的供应商登记册。有关完整的供应商生命周期流程——包括风险评估、尽职调查、持续管理和下线——请参阅供应商管理 SOP。
本政策的例外情况需获得 CFO 的书面批准，并须记录在采购档案中。例外情况作为财务审计流程的一部分进行年度审查。
政策归属：财务部 / 运营部
