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Última revisión: [Fecha] — Próxima revisión prevista: [Fecha] — Responsable de la política: Finanzas / Operaciones

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Propósito

Esta política establece estándares y controles para toda la actividad de compras en Blevins Holdings. Asegura que los fondos de la empresa se gasten de manera apropiada, que las decisiones de compra estén sujetas a la supervisión adecuada y que las relaciones con proveedores se establezcan de manera transparente y consistente.

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Alcance

Esta política aplica a todas las compras de bienes y servicios realizadas en nombre de Blevins Holdings, independientemente del método de pago (tarjeta corporativa, factura, reembolso al empleado o pago directo). Todos los empleados que inicien o aprueben compras deben cumplir con esta política.

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Umbrales de aprobación

Todas las compras requieren aprobación previa de un aprobador autorizado. El nivel de aprobación requerido depende del valor total del contrato o la compra:
Valor de la compraAprobador requerido
Menos de $1,000Gerente directo
1,000–1,000 – 5,000Jefe de departamento
5,000–5,000 – 25,000CFO o COO
Más de $25,000CEO + CFO
Notas:
  • Los contratos recurrentes anuales se evalúan según el valor total anual, no por el monto de cada pago
  • Los contratos multianuales se evalúan según el valor total del contrato
  • La aprobación debe obtenerse antes de que se realice cualquier compromiso con un proveedor

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Selección de proveedores

Las compras superiores a $5,000 requieren al menos dos cotizaciones competitivas, a menos que se documente una justificación de fuente única y sea aprobada por el CFO. Al seleccionar un proveedor, evalúa:
  • Costo total de propiedad (incluyendo implementación, soporte y costos de salida)
  • Estabilidad financiera y trayectoria del proveedor
  • Prácticas de seguridad y manejo de datos — especialmente para proveedores de software con acceso a datos de la empresa o de clientes
  • Términos del contrato, SLAs y cláusulas de salida
  • Conflictos de interés — ver a continuación
Los empleados con una relación personal o interés financiero en un proveedor deben divulgarlo a su gerente y RRHH antes de participar en cualquier evaluación o decisión que involucre a ese proveedor.

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Proceso de compra

1

Identificar la necesidad

Define qué necesitas, por qué y el costo estimado. Antes de iniciar una nueva compra, verifica si:
  • Un contrato de proveedor existente ya cubre esta necesidad
  • Otro equipo tiene una relación preferente con un proveedor que puede aprovecharse
  • La compra se ajusta a tu presupuesto aprobado para el período
2

Obtener cotizaciones

Obtén cotizaciones competitivas según lo requerido por las directrices de umbral de aprobación anteriores. Documenta las cotizaciones y tu justificación para la selección del proveedor (especialmente si no eliges al de menor precio) en tu solicitud de compra.
3

Enviar una solicitud de compra

Envía una solicitud de compra a través de [sistema de adquisiciones — enlace por agregar]. La solicitud debe incluir:
  • Nombre del proveedor y descripción de bienes o servicios
  • Costo total y condiciones de pago
  • Justificación de negocio
  • Cotizaciones o propuestas adjuntas
  • Código presupuestario y confirmación del jefe de departamento de que hay presupuesto disponible
4

Obtener aprobaciones

Dirige la solicitud a los aprobadores requeridos según los umbrales anteriores. Los aprobadores tienen 3 días hábiles para responder. Escala a Finanzas si necesitas un plazo más rápido para una compra urgente.
5

Revisión legal

Cualquier contrato, acuerdo de suscripción o compromiso formal con un proveedor debe ser revisado y ejecutado por Legal antes de ser firmado. No firmes ningún acuerdo con proveedores — incluyendo acuerdos de click-through para software — sin la revisión de Legal para contratos superiores a $[X] o que involucren procesamiento de datos.
No firmes contratos, acuerdos de confidencialidad (NDA) ni acuerdos con proveedores en nombre de Blevins Holdings sin la revisión y aprobación de Legal. La responsabilidad personal puede aplicarse a compromisos no autorizados.
6

Procesar el pago

Una vez que todas las aprobaciones y la autorización de Legal estén en su lugar, Finanzas procesa el pago o emite una orden de compra. Todas las facturas de proveedores deben hacer referencia al número de solicitud de compra aprobada y enviarse a Finanzas a [correo de cuentas por pagar — por agregar].

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Prácticas prohibidas

Las siguientes son violaciones de esta política y pueden resultar en acción disciplinaria:
  • Fraccionamiento de compras — Dividir una compra en montos menores para evitar los umbrales de aprobación
  • Compromisos no autorizados — Comprometer a la empresa con un contrato o compra antes de obtener las aprobaciones requeridas
  • Conflictos de interés no divulgados — Seleccionar un proveedor con el que se tiene una relación personal o interés financiero sin divulgarlo
  • Aceptación de regalos — Aceptar regalos, comidas o incentivos de proveedores que puedan influir en las decisiones de compra más allá de la política estándar de regalos de Blevins
  • Ejecución no autorizada de contratos — Firmar contratos o acuerdos sin la revisión y aprobación de Legal

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Gestión de proveedores

Todos los proveedores aprobados se registran en el Registro de Proveedores, mantenido por Operaciones/Finanzas. Para el proceso completo del ciclo de vida del proveedor — incluyendo evaluación de riesgos, debida diligencia, gestión continua y desvinculación — consulta el SOP de Gestión de Proveedores.

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Excepciones

Las excepciones a esta política requieren aprobación por escrito del CFO y deben documentarse en el expediente de compra. Las excepciones se revisan anualmente como parte del proceso de auditoría de Finanzas.
Responsable de la política: Finanzas / Operaciones