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Dernière révision : [Date] — Prochaine révision prévue : [Date] — Propriétaire de la politique : Finance / Opérations

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Objectif

Cette politique établit les normes et contrôles pour toutes les activités d’achat chez Blevins Holdings. Elle garantit que les fonds de l’entreprise sont dépensés de manière appropriée, que les décisions d’achat sont soumises à une supervision adéquate, et que les relations avec les fournisseurs sont établies de manière transparente et cohérente.

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Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les achats de biens et services effectués au nom de Blevins Holdings, quel que soit le mode de paiement (carte d’entreprise, facture, remboursement de frais ou paiement direct). Tous les employés qui initient ou approuvent des achats doivent se conformer à cette politique.

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Seuils d’approbation

Tous les achats nécessitent une approbation préalable d’un approbateur autorisé. Le niveau d’approbation requis dépend de la valeur totale du contrat ou de l’achat :
Valeur de l’achatApprobateur requis
Moins de 1 000 $Manager direct
1 000 –5000– 5 000Responsable de département
5 000 –25000– 25 000CFO ou COO
Plus de 25 000 $CEO + CFO
Notes :
  • Les contrats récurrents annuels sont évalués sur la base de la valeur annuelle totale, et non du montant par paiement
  • Les contrats pluriannuels sont évalués sur la base de la valeur totale du contrat
  • L’approbation doit être obtenue avant tout engagement auprès d’un fournisseur

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Sélection des fournisseurs

Les achats de plus de 5 000 $ nécessitent au moins deux devis concurrentiels, sauf si une justification de source unique est documentée et approuvée par le CFO. Lors de la sélection d’un fournisseur, évaluez :
  • Le coût total de possession (y compris la mise en œuvre, le support et les coûts de sortie)
  • La stabilité financière et les antécédents du fournisseur
  • Les pratiques de sécurité et de traitement des données — en particulier pour les fournisseurs de logiciels ayant accès aux données de l’entreprise ou des clients
  • Les conditions contractuelles, les SLA et les dispositions de sortie
  • Les conflits d’intérêts — voir ci-dessous
Les employés ayant une relation personnelle ou un intérêt financier dans un fournisseur doivent le déclarer à leur manager et aux RH avant de participer à toute évaluation ou décision impliquant ce fournisseur.

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Processus d’achat

1

Identifier le besoin

Définissez ce dont vous avez besoin, pourquoi, et le coût estimé. Avant d’initier un nouvel achat, vérifiez si :
  • Un contrat fournisseur existant couvre déjà ce besoin
  • Une autre équipe a une relation fournisseur privilégiée pouvant être mise à profit
  • L’achat s’inscrit dans votre budget approuvé pour la période
2

Obtenir des devis

Obtenez des devis concurrentiels conformément aux directives de seuils d’approbation ci-dessus. Documentez les devis et votre justification de sélection du fournisseur (en particulier si vous ne choisissez pas le moins-disant) dans votre demande d’achat.
3

Soumettre une demande d'achat

Soumettez une demande d’achat via [système d’approvisionnement — lien à ajouter]. La demande doit inclure :
  • Le nom du fournisseur et la description des biens ou services
  • Le coût total et les conditions de paiement
  • La justification commerciale
  • Les devis ou propositions en pièces jointes
  • Le code budgétaire et la confirmation du responsable de département que le budget est disponible
4

Obtenir les approbations

Transmettez la demande aux approbateurs requis selon les seuils ci-dessus. Les approbateurs disposent de 3 jours ouvrables pour répondre. Escaladez auprès de la Finance si vous avez besoin d’un traitement plus rapide pour un achat urgent.
5

Revue juridique

Tout contrat, accord d’abonnement ou engagement formel avec un fournisseur doit être examiné et exécuté par le service juridique avant d’être signé. Ne signez aucun accord fournisseur — y compris les accords par clic pour les logiciels — sans revue juridique pour les contrats de plus de $[X] ou impliquant le traitement de données.
Ne signez pas de contrats, de NDA ou d’accords fournisseurs au nom de Blevins Holdings sans la revue et l’approbation du service juridique. Une responsabilité personnelle peut découler d’engagements non autorisés.
6

Traiter le paiement

Une fois toutes les approbations et le feu vert juridique obtenus, la Finance traite le paiement ou émet un bon de commande. Toutes les factures fournisseurs doivent référencer le numéro de demande d’achat approuvé et être soumises à la Finance à [e-mail CF — à ajouter].

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Pratiques interdites

Les comportements suivants constituent des violations de cette politique et peuvent entraîner des mesures disciplinaires :
  • Fractionnement des achats — Diviser un achat en montants plus petits pour éviter les seuils d’approbation
  • Engagements non autorisés — Engager l’entreprise dans un contrat ou un achat avant d’avoir obtenu les approbations requises
  • Conflits d’intérêts non déclarés — Sélectionner un fournisseur avec lequel on a une relation personnelle ou un intérêt financier sans le déclarer
  • Acceptation de cadeaux — Accepter des cadeaux, repas ou incitations de fournisseurs susceptibles d’influencer les décisions d’achat au-delà de la politique standard de cadeaux de Blevins
  • Exécution de contrats non autorisée — Signer des contrats ou accords sans revue et approbation du service juridique

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Gestion des fournisseurs

Tous les fournisseurs approuvés sont inscrits au Registre des fournisseurs, tenu par les Opérations/Finance. Pour le processus complet du cycle de vie des fournisseurs — incluant l’évaluation des risques, la diligence raisonnable, la gestion continue et le désengagement — consultez la PON de gestion des fournisseurs.

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Exceptions

Les exceptions à cette politique nécessitent l’approbation écrite du CFO et doivent être documentées dans le dossier d’achat. Les exceptions sont examinées annuellement dans le cadre du processus d’audit de la Finance.
Propriétaire de la politique : Finance / Opérations