上次审查：[日期] — 下次审查截止：[日期] — 政策负责人：财务部
目的
适用范围
可报销费用
差旅
- 机票 — 国内出差乘坐经济舱；超过 6 小时的航班乘坐商务舱需要 CFO 预先批准
- 酒店 — 标准商务级住宿；入住高档酒店需要预先批准
- 地面交通 — 出租车、网约车、公共交通和租车（标准车型）
- 里程 — 使用个人车辆按当前 IRS 标准里程费率报销；必须包含出发地、目的地和业务目的
餐饮
- 出差餐饮 — 出差期间合理的餐饮费用；每日限额：$[X]（由财务部设定）
- 客户餐饮 — 每人不超过 $[X]；必须包含所有参加者的姓名和公司隶属关系以及业务目的
办公用品
专业发展
预先审批要求
| 类别 | 审批门槛 | 审批人 |
|---|---|---|
| 机票 | 所有预订 | 经理 |
| 酒店住宿 | 超过 $300/晚 | 经理 |
| 客户招待 | 任何金额 | 经理 |
| 团队餐饮 | 超过 $[X] 总额 | 经理 |
| 办公用品 | 超过 $[X] 每件 | 经理 |
| 会议或活动注册 | 任何金额 | 经理 + 人力资源 |
不可报销费用
- 与特定业务目的无关的个人娱乐、餐饮或购物
- 酒精饮品（除非在设定限额内作为客户招待预算的一部分获得批准）
- 交通罚款、停车罚单或其他罚款
- 配偶、家庭成员或非员工产生的费用
- 未经 CFO 批准的头等舱或高级舱位升级
- 超出标准价格的豪华酒店住宿
- 个人卫生用品或服装（除非因特定工作目的需要且已预先批准）
- 超过账单 20% 的小费
提交流程
- 收集收据 — 保留所有费用的原始收据。餐饮和酒店住宿需要提供逐项明细收据。仅凭信用卡账单不足以作为凭证。
-
在费用系统中提交 — 登录 [费用管理系统——待添加链接] 并创建新的费用报告。每项费用必须包含：
- 日期和金额
- 供应商和地点
- 业务目的
- 附件收据（照片或扫描件）
- 预算代码（如果没有，请咨询您的经理）
- 在 30 天内提交 — 费用报告必须在费用发生后 30 天内提交。
审批和报销
| 步骤 | 负责人 | 时间 |
|---|---|---|
| 经理审核和批准 | 直属经理 | 提交后 5 个工作日内 |
| 财务审核 | 财务团队 | 经理批准后 3 个工作日内 |
| 报销付款 | 财务 / 薪资部门 | 财务批准后的下一个发薪周期 |
公司信用卡
- 仅将卡用于经批准的业务费用
- 在每笔交易后 7 天内提交收据并编码费用
- 不得允许他人使用该卡
- 卡丢失或被盗时立即向财务部门和 IT 部门报告
政策违规
政策负责人：财务部