Passer au contenu principal
Dernière révision : [Date] — Prochaine révision prévue : [Date] — Responsable de la politique : Finance

​
Objectif

Blevins Holdings rembourse les employés pour les frais professionnels raisonnables, nécessaires et dûment documentés engagés dans l’exercice de leurs fonctions. Cette politique définit les dépenses remboursables, la procédure de soumission d’une demande et le calendrier de remboursement.

​
Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les employés qui engagent des frais professionnels au nom de Blevins Holdings, que ce soit avec des fonds personnels, des cartes de crédit de l’entreprise ou une combinaison des deux. Les prestataires doivent se référer à leur contrat pour les conditions applicables en matière de frais.

​
Dépenses remboursables

Blevins remboursera les catégories de dépenses suivantes lorsqu’elles sont raisonnables, nécessaires et accompagnées de justificatifs :

​
Déplacements

  • Vols — Classe économique pour les voyages nationaux ; la classe affaires nécessite l’approbation préalable du directeur financier pour les vols de plus de 6 heures
  • Hôtels — Hébergement de catégorie affaires standard ; les dépenses dans des établissements haut de gamme nécessitent une approbation préalable
  • Transports terrestres — Taxis, VTC, transports en commun et voitures de location (catégorie standard)
  • Kilométrage — L’utilisation d’un véhicule personnel est remboursée au taux kilométrique standard en vigueur de l’IRS ; doit inclure le lieu de départ, la destination et l’objet professionnel

​
Repas

  • Voyages d’affaires — Frais de repas raisonnables lors de déplacements professionnels ; plafond journalier : $[X] par jour (à définir par les Finances)
  • Repas clients — Jusqu’à $[X] par personne ; doit inclure les noms et affiliations des participants ainsi que l’objet professionnel

​
Fournitures professionnelles

Fournitures de bureau, frais d’expédition et achats de petit matériel de moins de $[X] engagés dans un but professionnel clair et non couverts par un budget de département existant.

​
Développement professionnel

Inscriptions à des conférences, livres et supports de formation préalablement approuvés par votre responsable et les RH.

​
Exigences d’approbation préalable

Les catégories suivantes nécessitent une approbation écrite préalable avant que la dépense ne soit engagée :
CatégorieSeuil d’approbationApprobateur
Transport aérienToute réservationResponsable
Hébergement hôtelierPlus de 300 $/nuitResponsable
Divertissement clientTout montantResponsable
Repas d’équipePlus de $[X] au totalResponsable
Fournitures professionnellesPlus de $[X] par articleResponsable
Inscription à une conférence ou un événementTout montantResponsable + RH
Les dépenses engagées sans l’approbation préalable requise peuvent ne pas être remboursées. En cas de doute, demandez à votre responsable avant de dépenser.

​
Dépenses non remboursables

Les dépenses suivantes ne seront pas remboursées :
  • Divertissements personnels, repas ou achats non liés à un objet professionnel spécifique
  • Alcool (sauf approbation dans le cadre d’un budget de divertissement client dans les limites fixées)
  • Amendes de circulation, contraventions de stationnement ou autres pénalités
  • Dépenses engagées par un conjoint, un membre de la famille ou un non-employé
  • Surclassements en première classe ou en classe premium sans approbation du directeur financier
  • Séjours dans des hôtels de luxe dépassant le tarif standard
  • Articles d’hygiène personnelle ou vestimentaires (sauf si requis pour un besoin professionnel spécifique et préalablement approuvés)
  • Pourboires dépassant 20 % de l’addition

​
Processus de soumission

  1. Conserver les reçus — Gardez les reçus originaux pour toutes les dépenses. Les reçus détaillés sont obligatoires pour les repas et les séjours à l’hôtel. Les relevés de carte de crédit seuls ne suffisent pas.
  2. Soumettre dans le système de gestion des frais — Connectez-vous à [système de gestion des frais — lien à ajouter] et créez un nouveau rapport de dépenses. Chaque dépense doit inclure :
    • Date et montant
    • Fournisseur et lieu
    • Objet professionnel
    • Reçu joint (photo ou scan)
    • Code budgétaire (demandez à votre responsable si vous n’en avez pas)
  3. Soumettre dans les 30 jours — Les rapports de dépenses doivent être soumis dans les 30 jours suivant la date à laquelle la dépense a été engagée.
Les dépenses soumises plus de 60 jours après la date où elles ont été engagées ne seront pas remboursées sans approbation écrite du directeur financier. Il s’agit d’un délai ferme.

​
Approbation et remboursement

ÉtapeResponsableDélai
Examen et approbation du responsableResponsable directDans les 5 jours ouvrables suivant la soumission
Examen par les FinancesÉquipe FinanceDans les 3 jours ouvrables suivant l’approbation du responsable
Paiement du remboursementFinance / PaieProchain cycle de paie suivant l’approbation des Finances
Les remboursements sont traités via la paie. Si vous avez besoin d’un remboursement anticipé en raison d’un solde élevé, contactez les Finances pour demander un paiement hors cycle — ces demandes sont traitées au cas par cas.

​
Cartes de crédit d’entreprise

Les employés disposant d’une carte de crédit d’entreprise doivent :
  • Utiliser la carte uniquement pour les dépenses professionnelles approuvées
  • Soumettre les reçus et codifier les dépenses dans un délai de 7 jours après chaque transaction
  • Ne pas laisser d’autres personnes utiliser la carte
  • Signaler immédiatement la perte ou le vol de la carte aux Finances et au service informatique
Les transactions par carte d’entreprise sont rapprochées mensuellement par les Finances. Les charges inexpliquées ou personnelles peuvent être déduites de la paie après notification.

​
Violations de la politique

Soumettre des demandes de remboursement fausses ou gonflées est considéré comme une fraude et entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement, et peut donner lieu à un renvoi devant les autorités judiciaires. Blevins Holdings se réserve le droit d’auditer les rapports de dépenses à tout moment.
Responsable de la politique : Finance