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Última revisión: [Fecha] — Próxima revisión prevista: [Fecha] — Responsable de la política: Finanzas

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Propósito

Blevins Holdings reembolsa a los empleados los gastos comerciales razonables, necesarios y debidamente documentados incurridos en el desempeño de sus responsabilidades laborales. Esta política define qué gastos son reembolsables, cómo presentar una solicitud y el plazo para el reembolso.

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Alcance

Esta política aplica a todos los empleados que incurran en gastos comerciales en nombre de Blevins Holdings, incluyendo aquellos que usen fondos personales, tarjetas de crédito corporativas o una combinación de ambos. Los contratistas deben consultar su contrato para los términos de gastos aplicables.

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Gastos reembolsables

Blevins reembolsará las siguientes categorías de gastos cuando sean razonables, necesarios y estén respaldados por recibos:

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Viajes

  • Vuelos — Clase económica para viajes nacionales; clase ejecutiva requiere aprobación previa del CFO para vuelos de más de 6 horas
  • Hoteles — Alojamiento estándar de clase ejecutiva; gastos en propiedades premium requieren aprobación previa
  • Transporte terrestre — Taxis, viajes compartidos, transporte público y autos de alquiler (categoría estándar)
  • Kilometraje — El uso de vehículo personal se reembolsa a la tarifa estándar de kilometraje del IRS vigente; debe incluir origen, destino y propósito comercial

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Comidas

  • Viajes de negocios — Costos razonables de comidas durante viajes de negocios de la empresa; límite de viáticos: $[X] por día (a definir por Finanzas)
  • Comidas con clientes — Hasta $[X] por persona; debe incluir los nombres y afiliaciones empresariales de todos los asistentes y el propósito comercial

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Suministros de oficina

Suministros de oficina, costos de envío y compras menores de equipos por debajo de $[X] incurridos con un propósito comercial claro y no cubiertos por un presupuesto departamental existente.

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Desarrollo profesional

Inscripciones a conferencias, libros y materiales de capacitación preaprobados por tu gerente y Recursos Humanos.

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Requisitos de preaprobación

Las siguientes categorías requieren preaprobación por escrito antes de incurrir en el gasto:
CategoríaUmbral de aprobaciónAprobador
Viajes aéreosTodas las reservasGerente
Alojamiento en hotelMás de $300/nocheGerente
Entretenimiento de clientesCualquier montoGerente
Comidas de equipoMás de $[X] en totalGerente
Suministros de oficinaMás de $[X] por artículoGerente
Inscripción a conferencias o eventosCualquier montoGerente + RR.HH.
Los gastos incurridos sin la preaprobación requerida pueden no ser reembolsados. En caso de duda, consulta a tu gerente antes de gastar.

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Gastos no reembolsables

Los siguientes gastos no serán reembolsados:
  • Entretenimiento personal, comidas o compras no relacionadas con un propósito comercial específico
  • Alcohol (a menos que esté aprobado como parte de un presupuesto de entretenimiento de clientes dentro de los límites establecidos)
  • Multas de tráfico, boletas de estacionamiento u otras penalidades
  • Gastos incurridos por un cónyuge, familiar o no empleado
  • Mejoras a primera clase o tarifa aérea premium sin aprobación del CFO
  • Estadías en hoteles de lujo por encima de la tarifa estándar
  • Artículos de higiene personal o ropa (a menos que sean requeridos para un propósito laboral específico y preaprobados)
  • Propinas que excedan el 20% de la cuenta

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Proceso de envío

  1. Recopila los recibos — Guarda los recibos originales de todos los gastos. Se requieren recibos detallados para comidas y estadías en hoteles. Los estados de cuenta de tarjetas de crédito por sí solos no son suficientes.
  2. Envía en el sistema de gastos — Inicia sesión en [sistema de gestión de gastos — enlace por agregar] y crea un nuevo informe de gastos. Cada gasto debe incluir:
    • Fecha y monto
    • Proveedor y ubicación
    • Propósito comercial
    • Recibo adjunto (foto o escaneo)
    • Código de presupuesto (pregunta a tu gerente si no tienes uno)
  3. Envía dentro de los 30 días — Los informes de gastos deben enviarse dentro de los 30 días posteriores a la fecha en que se incurrió el gasto.
Los gastos enviados más de 60 días después de la fecha en que se incurrieron no serán reembolsados sin aprobación por escrito del Director de Finanzas. Este es un plazo firme.

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Aprobación y reembolso

PasoResponsablePlazo
Revisión y aprobación del gerenteGerente directoDentro de los 5 días hábiles posteriores al envío
Revisión de FinanzasEquipo de FinanzasDentro de los 3 días hábiles posteriores a la aprobación del gerente
Pago de reembolsoFinanzas / NóminaSiguiente ciclo de nómina después de la aprobación de Finanzas
Los reembolsos se procesan a través de nómina. Si necesitas un reembolso anticipado debido a un saldo elevado, contacta a Finanzas para solicitar un pago fuera de ciclo — estos se manejan caso por caso.

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Tarjetas de crédito corporativas

Los empleados a quienes se les emita una tarjeta de crédito corporativa deben:
  • Usar la tarjeta solo para gastos comerciales aprobados
  • Enviar recibos y codificar gastos dentro de los 7 días posteriores a cada transacción
  • No permitir que otros usen la tarjeta
  • Reportar una tarjeta perdida o robada a Finanzas y TI inmediatamente
Las transacciones de tarjetas corporativas son conciliadas mensualmente por Finanzas. Los cargos personales o sin explicación pueden ser deducidos de la nómina después de notificación.

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Violaciones de la política

Presentar reclamaciones de gastos falsas o infladas se considera fraude y resultará en medidas disciplinarias que incluyen hasta el despido, y puede resultar en la remisión a las autoridades legales. Blevins Holdings se reserva el derecho de auditar los informes de gastos en cualquier momento.
Responsable de la política: Finanzas