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Responsable de la PON : Ressources humaines — Dernière révision : [Date] — ID : SOP-HR-003

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Vue d’ensemble

Cette PON garantit que chaque départ d’employé — volontaire ou involontaire — est traité de manière cohérente, professionnelle et sécurisée. Un départ bien géré protège l’entreprise (sécurité des données, conformité, continuité) et laisse une impression finale positive au salarié sortant. Principe clé : L’objectif est de rendre la transition aussi fluide que possible pour tout le monde — le salarié sortant, son équipe et l’entreprise. Calendrier : La plupart des étapes de départ doivent être complétées le jour du départ de l’employé ou avant. Certaines étapes (paie finale, documentation) se déroulent dans les 1 à 2 semaines suivant le départ.

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Types de départ

TypePréavisConsidérations clés
Volontaire — standard2 semaines (ou selon accord)Le processus standard s’applique
Volontaire — cadre/seniorGénéralement 4+ semainesPeut impliquer une transition prolongée ; consulter le service juridique
Involontaire — performance/conduiteImmédiat ou le jour mêmeLes RH et le service juridique doivent être impliqués ; accès révoqué le jour même
Involontaire — licenciement/restructurationVariableIndemnités, conformité WARN Act ; service juridique requis
Fin de contratSelon les termes du contratS’assurer que l’accès et les données du prestataire sont gérés

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Liste de contrôle du départ

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Responsabilités des RH

  • Confirmer le dernier jour de travail de l’employé par écrit et mettre à jour les systèmes RH
  • Initier l’entretien de départ (voir Entretien de départ ci-dessous)
  • Confirmer le montant et le calendrier du dernier salaire, y compris le paiement des congés acquis selon la politique et la loi applicable
  • Traiter la notification COBRA (continuation de l’assurance maladie) dans les délais requis
  • Recueillir l’accord de séparation signé et tout document de non-dénigrement ou de décharge requis (le cas échéant — examen juridique)
  • Mettre à jour le système de paie pour clôturer le dossier d’emploi le dernier jour
  • Confirmer les dates de fin des avantages et en informer l’employé par écrit
  • Archiver le dossier de l’employé et s’assurer que les exigences de conservation des documents sont respectées
  • Envoyer au salarié sortant une confirmation de sa dernière paie et des dates de fin des avantages

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Responsabilités de l’IT

  • Dès notification du départ : planifier la révocation des accès pour le dernier jour de travail (ou immédiatement pour les départs involontaires)
  • Le dernier jour :
    • Désactiver tous les comptes SSO et d’entreprise (Google Workspace, Slack, GitHub, plateformes cloud, etc.)
    • Révoquer l’accès VPN
    • Retirer de tous les groupes de sécurité et listes de distribution
    • Révoquer toute clé API ou identifiant de compte de service attribué à l’employé
  • Récupérer les appareils appartenant à l’entreprise (ordinateur portable, téléphone, badges d’accès, etc.) le dernier jour ou avant
  • Transférer la propriété des fichiers Google Drive de l’employé à son responsable ou successeur désigné
  • Configurer une réponse automatique d’absence sur l’e-mail de l’employé et rediriger vers son responsable (pendant au moins 30 jours)
  • Archiver les e-mails selon la politique de conservation des documents
  • Retirer des plateformes externes (site web, portails clients, etc.)
  • Pour les départs involontaires : la révocation des accès doit être effectuée avant que l’employé ne soit notifié
Pour les départs involontaires, la sécurité IT doit être notifiée immédiatement et confidentiellement avant la réunion de licenciement afin que les accès puissent être révoqués au moment où la notification est délivrée. Ne permettez pas qu’un départ involontaire conserve un accès après notification.

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Responsabilités du responsable

  • Travailler avec les RH pour confirmer le dernier jour et communiquer à l’équipe au moment approprié
  • Documenter et transférer tous les projets et responsabilités en cours — créer un document de passation écrit
  • Identifier qui couvrira chacune des responsabilités clés du salarié sortant dans l’intérim
  • Informer les clients, partenaires ou contacts externes concernés selon les besoins (coordonner avec les RH sur les messages)
  • S’assurer que le salarié sortant complète les feuilles de temps, la documentation et les documents de passation de projet en suspens
  • Récupérer tout matériel de l’entreprise (fichiers clients, documents propriétaires, etc.) stocké sur des appareils personnels
  • Remercier le salarié sortant publiquement (si volontaire et approprié) avec un message à l’équipe ou à l’organisation

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Responsabilités des finances

  • Confirmer et traiter tout remboursement de frais en suspens
  • Annuler ou réattribuer toute carte de crédit d’entreprise le dernier jour
  • Mettre à jour les dossiers fournisseurs et contrats où l’employé était un contact désigné
  • S’assurer que l’employé a soumis tous les rapports de frais en suspens avant le départ

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Entretien de départ

Les RH mènent un entretien de départ avec tous les employés partant volontairement. L’entretien de départ est l’occasion de :
  • Comprendre les raisons du départ de l’employé
  • Recueillir des retours sur leur expérience, leur équipe et leur management
  • Identifier des tendances (si plusieurs personnes partent pour la même raison)
  • Laisser à l’employé une impression finale positive
Les entretiens de départ sont confidentiels. Les résultats sont partagés avec la direction et les RH sous forme agrégée ; les réponses individuelles ne sont pas partagées avec les responsables directs sans le consentement de l’employé. Format : Conversation vidéo ou en personne de 30 minutes, planifiée durant la dernière semaine de l’employé. Questions clés :
  1. Qu’est-ce qui a motivé votre décision de partir ?
  2. Qu’avez-vous trouvé de plus gratifiant dans votre travail ici ?
  3. Que pourrions-nous améliorer en tant qu’entreprise ?
  4. Comment décririez-vous la culture à un ami envisageant de nous rejoindre ?
  5. Y a-t-il quelque chose que nous devrions savoir qui pourrait nous aider à retenir d’autres personnes comme vous ?

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Transfert de connaissances

Pour les postes possédant des connaissances institutionnelles significatives ou des relations clients, un plan formel de transfert de connaissances doit être élaboré au moins deux semaines avant le dernier jour. Le document de transfert de connaissances doit inclure :
  • Vue d’ensemble des projets en cours et de leur état
  • Contacts clés (internes et externes) avec contexte
  • Emplacement des documents, fichiers et identifiants importants
  • Processus récurrents et échéances dont le successeur doit être informé
  • Informations d’accès et de connexion à transférer (identifiants partagés via le gestionnaire de mots de passe, pas par e-mail)
  • Problèmes ouverts ou risques nécessitant une attention
Le responsable est chargé de s’assurer que le transfert de connaissances est complet et documenté avant le dernier jour de l’employé.

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Communications

ScénarioQui communiqueQuand
Départ volontaire — équipe immédiateResponsable, après confirmation avec les RHDès que l’employé et le responsable se sont mis d’accord sur le calendrier
Départ volontaire — organisation élargieResponsable ou RHLe dernier jour ou peu après
Départ involontaireLes RH fournissent le texte ; le responsable le transmet à l’équipeLe jour même, après révocation des accès
Départ d’un employé en contact avec les clientsResponsable + responsable de la relation clientDe manière proactive, avant que les clients ne l’apprennent par des tiers
Principe : Annoncez les départs honnêtement et rapidement, mais ne divulguez pas la raison d’un départ involontaire au-delà de “nous souhaitons le meilleur à [Nom] pour la suite.”

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Après le départ

  • Les anciens employés peuvent avoir droit à des références. Les RH fournissent des références factuelles (dates d’emploi, titre). Les responsables peuvent fournir des références personnelles avec le consentement de l’employé.
  • Les obligations de non-concurrence, de non-sollicitation et de confidentialité survivent à l’emploi conformément au contrat de travail signé. Rappelez au salarié sortant ces obligations dans les documents de départ.
  • Si un ancien employé restitue des données de l’entreprise ou signale un problème de sécurité après son départ, traitez-le comme une priorité et impliquez l’IT et le service juridique.
Dernière mise à jour : [Date] — Responsable de la PON : RH