Notre philosophie de communication
- Asynchrone d’abord — Tout ne nécessite pas une réunion ou une réponse immédiate. Privilégiez l’asynchrone pour les mises à jour de statut, les questions et les discussions non urgentes.
- Mettez les choses par écrit — Si une décision est prise lors d’une réunion ou d’un appel, documentez-la dans un endroit accessible aux autres.
- Le bon outil pour le bon usage — Utilisez Slack pour les questions rapides et les échanges d’équipe ; l’e-mail pour les communications formelles ou externes ; les réunions pour les discussions qui nécessitent véritablement un échange en temps réel.
- Respectez le temps de concentration — Avant de solliciter quelqu’un, demandez-vous si cela pourrait être traité de manière asynchrone. Les interruptions imprévues sont coûteuses.
Slack
Attentes en matière de délai de réponse
| Type de message | Délai de réponse attendu |
|---|---|
| Message direct (DM) | Dans les quelques heures pendant les heures de travail |
| @mention dans un canal | Le même jour ouvrable |
| Publication dans un canal (sans mention) | Quand vous le pouvez — aucune obligation de répondre immédiatement |
| Urgent (marqué avec 🚨 ou libellé urgent) | Dès que possible |
Normes des canaux
Canaux standards à rejoindre
Canaux standards à rejoindre
- #general — Annonces à l’échelle de l’entreprise et discussions générales
- #announcements — Actualités importantes de l’entreprise (faible volume, haute pertinence)
- #random — Discussions hors sujet, mèmes, succès
- #it-help — Questions et demandes informatiques
- #hr-help — Questions RH
- #[your-team] — Le canal principal de votre équipe
Comment bien utiliser les canaux
Comment bien utiliser les canaux
- Publiez dans le canal le plus pertinent — ne bombardez pas #general quand #it-help existe
- Utilisez les fils de discussion pour les échanges de suivi — cela garde les canaux lisibles
- Ne commencez pas un message par simplement “Salut” ou “Bonjour [nom]” — énoncez votre question ou sujet directement (no hello)
- Utilisez les réactions emoji pour accuser réception des messages sans encombrer les fils
- Marquez clairement les actions à entreprendre et les décisions : “Décision : nous optons pour l’option A. @personne — peux-tu assurer le suivi de X ?”
Quand NE PAS utiliser Slack
Quand NE PAS utiliser Slack
- Sujets RH sensibles ou personnels → Utilisez l’e-mail ou une conversation directe
- Discussions juridiques → Utilisez l’e-mail (le secret professionnel peut s’appliquer)
- Décisions formelles nécessitant une trace écrite → Utilisez l’e-mail ou un document
- Incidents de sécurité actifs → Utilisez l’e-mail + appels directs, pas les canaux Slack
- Tout ce qui devra être retrouvable dans 6 mois → Rédigez-le dans un document ou ce wiki
Conseils de mise en forme
- Utilisez le gras pour les termes clés ou les actions à entreprendre
- Utilisez les listes à puces pour les listes
- Utilisez les blocs de code pour le contenu technique
- Pour les messages longs, envisagez de rédiger un document et de partager le lien à la place
Attentes en matière de délai de réponse
| Expéditeur | Délai de réponse attendu |
|---|---|
| Interne — urgent | Le même jour ouvrable |
| Interne — standard | Sous 2 jours ouvrables |
| Externe (clients, partenaires) | Sous 1 jour ouvrable |
Normes pour les e-mails
- Objets clairs — Indiquez le sujet de l’e-mail et toute action nécessaire : “Action requise : Examiner le contrat avant vendredi” est mieux que “Contrat”
- Un sujet par e-mail — Cela facilite la recherche et le traitement
- Mettez en copie avec parcimonie — N’incluez que les personnes qui doivent être informées ou agir ; ne mettez pas en copie juste pour vous couvrir
- Répondre à tous avec prudence — Avant d’appuyer sur répondre à tous, demandez-vous : toutes les personnes dans ce fil ont-elles besoin de votre réponse ?
- Évitez l’e-mail pour les sujets urgents — Si quelque chose est urgent, appelez ou utilisez Slack en premier
Réunions
Quand organiser une réunion
- Les décisions nécessitant une discussion et des échanges
- Le renforcement des relations et la cohésion d’équipe
- Les sujets complexes où les questions-réponses en temps réel aident
- Les situations nécessitant une sensibilité émotionnelle
- Les mises à jour de statut qui pourraient être un message Slack
- Le partage d’informations à sens unique (envoyez un document à la place)
- Les sujets qui ne sont pas encore prêts pour une discussion
Standards pour les réunions
- Un objectif clair — Quelle décision sera prise, ou quel sujet sera discuté ?
- Un ordre du jour — Partagé avec les participants avant la réunion, idéalement 24 heures à l’avance
- Les bonnes personnes — Pas trop (5-6 maximum pour les réunions de décision), pas de personnes qui n’ont pas besoin d’être présentes
- Une heure de fin définie — Terminez à l’heure ou en avance ; ne dépassez pas sans accord explicite
- Des notes et des actions à entreprendre — Documentées et partagées après la réunion
Cadence des réunions récurrentes
| Réunion | Fréquence | Objectif |
|---|---|---|
| Assemblée générale | [Mensuel / Trimestriel] | Actualités de l’entreprise, questions-réponses, succès |
| Point d’équipe | [Quotidien / Hebdomadaire] | Sur quoi chacun travaille, les blocages éventuels |
| Entretien individuel avec le manager | Hebdomadaire | Priorités, retours, développement |
| Équipe de direction | Hebdomadaire | Décisions, priorités, alignement inter-équipes |
| Rétrospectives | [Trimestriel] | Ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas |
Normes pour les visioconférences
- Caméra activée quand c’est possible — cela renforce les liens et maintient l’engagement de chacun
- Coupez votre micro quand vous ne parlez pas dans les grandes réunions
- Utilisez la fonction lever la main ou le chat pour mettre en file d’attente un point sans interrompre
- Si vous serez en retard, envoyez un message Slack à l’organisateur de la réunion
Communication asynchrone
Rédiger de bonnes mises à jour asynchrones
- Soyez complet — Incluez suffisamment de contexte pour que le lecteur puisse comprendre et agir sans avoir besoin de poser des questions de suivi
- Soyez clair sur ce dont vous avez besoin — “Pour info” vs. “Merci de relire avant jeudi” vs. “Aucune action requise, archivage”
- Indiquez les délais explicitement — “Quand vous aurez le temps” signifie jamais ; “d’ici la fin de la semaine” signifie vendredi en fin de journée
- Utilisez des formats structurés — Pour les mises à jour plus longues, utilisez des titres, des puces et un résumé en haut
Quand l’asynchrone ne fonctionne plus
- Un sujet nécessite des échanges rapides entre plusieurs personnes
- Il y a une véritable ambiguïté difficile à résoudre par écrit
- La situation est émotionnellement sensible
- Une décision est bloquée dans un fil de discussion de document depuis plus de 2 jours
Communiquer dans différentes situations
Désaccord et débat
- Dites-le directement, avec votre raisonnement : “Je vois les choses différemment parce que…”
- Posez des questions pour comprendre l’autre point de vue : “Pouvez-vous m’aider à comprendre pourquoi vous allez dans cette direction ?”
- Séparez la personne de l’idée — critiquez l’approche, pas la personne
- Une fois la décision prise, engagez-vous — exprimez votre désaccord puis engagez-vous si nécessaire
Escalade
Communication et cadre juridique
Dernière mise à jour : [Date] — propriétaire : RH / Opérations