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Notre philosophie de communication

Une bonne communication est claire, intentionnelle et respecte le temps et la concentration des autres. Chez Blevins Holdings, nous privilégions par défaut le mode asynchrone autant que possible, nous utilisons le bon outil pour le bon usage, et nous mettons les choses par écrit afin que les connaissances ne restent pas piégées dans des conversations. Principes clés :
  • Asynchrone d’abord — Tout ne nécessite pas une réunion ou une réponse immédiate. Privilégiez l’asynchrone pour les mises à jour de statut, les questions et les discussions non urgentes.
  • Mettez les choses par écrit — Si une décision est prise lors d’une réunion ou d’un appel, documentez-la dans un endroit accessible aux autres.
  • Le bon outil pour le bon usage — Utilisez Slack pour les questions rapides et les échanges d’équipe ; l’e-mail pour les communications formelles ou externes ; les réunions pour les discussions qui nécessitent véritablement un échange en temps réel.
  • Respectez le temps de concentration — Avant de solliciter quelqu’un, demandez-vous si cela pourrait être traité de manière asynchrone. Les interruptions imprévues sont coûteuses.

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Slack

Slack est notre principal outil de communication interne pour la messagerie en temps réel et asynchrone.

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Attentes en matière de délai de réponse

Vous n’êtes pas tenu de répondre en dehors de vos heures de travail. Utilisez les paramètres Ne pas déranger de Slack pour protéger votre temps personnel.

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Normes des canaux

  • #general — Annonces à l’échelle de l’entreprise et discussions générales
  • #announcements — Actualités importantes de l’entreprise (faible volume, haute pertinence)
  • #random — Discussions hors sujet, mèmes, succès
  • #it-help — Questions et demandes informatiques
  • #hr-help — Questions RH
  • #[your-team] — Le canal principal de votre équipe
  • Publiez dans le canal le plus pertinent — ne bombardez pas #general quand #it-help existe
  • Utilisez les fils de discussion pour les échanges de suivi — cela garde les canaux lisibles
  • Ne commencez pas un message par simplement “Salut” ou “Bonjour [nom]” — énoncez votre question ou sujet directement (no hello)
  • Utilisez les réactions emoji pour accuser réception des messages sans encombrer les fils
  • Marquez clairement les actions à entreprendre et les décisions : “Décision : nous optons pour l’option A. @personne — peux-tu assurer le suivi de X ?”
  • Sujets RH sensibles ou personnels → Utilisez l’e-mail ou une conversation directe
  • Discussions juridiques → Utilisez l’e-mail (le secret professionnel peut s’appliquer)
  • Décisions formelles nécessitant une trace écrite → Utilisez l’e-mail ou un document
  • Incidents de sécurité actifs → Utilisez l’e-mail + appels directs, pas les canaux Slack
  • Tout ce qui devra être retrouvable dans 6 mois → Rédigez-le dans un document ou ce wiki

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Conseils de mise en forme

  • Utilisez le gras pour les termes clés ou les actions à entreprendre
  • Utilisez les listes à puces pour les listes
  • Utilisez les blocs de code pour le contenu technique
  • Pour les messages longs, envisagez de rédiger un document et de partager le lien à la place

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E-mail

L’e-mail est destiné aux communications formelles, aux parties externes et à tout ce qui nécessite une trace écrite claire.

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Attentes en matière de délai de réponse

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Normes pour les e-mails

  • Objets clairs — Indiquez le sujet de l’e-mail et toute action nécessaire : “Action requise : Examiner le contrat avant vendredi” est mieux que “Contrat”
  • Un sujet par e-mail — Cela facilite la recherche et le traitement
  • Mettez en copie avec parcimonie — N’incluez que les personnes qui doivent être informées ou agir ; ne mettez pas en copie juste pour vous couvrir
  • Répondre à tous avec prudence — Avant d’appuyer sur répondre à tous, demandez-vous : toutes les personnes dans ce fil ont-elles besoin de votre réponse ?
  • Évitez l’e-mail pour les sujets urgents — Si quelque chose est urgent, appelez ou utilisez Slack en premier

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Réunions

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Quand organiser une réunion

Les réunions sont utiles pour :
  • Les décisions nécessitant une discussion et des échanges
  • Le renforcement des relations et la cohésion d’équipe
  • Les sujets complexes où les questions-réponses en temps réel aident
  • Les situations nécessitant une sensibilité émotionnelle
Les réunions ne sont pas utiles pour :
  • Les mises à jour de statut qui pourraient être un message Slack
  • Le partage d’informations à sens unique (envoyez un document à la place)
  • Les sujets qui ne sont pas encore prêts pour une discussion

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Standards pour les réunions

Chaque réunion devrait avoir :
  1. Un objectif clair — Quelle décision sera prise, ou quel sujet sera discuté ?
  2. Un ordre du jour — Partagé avec les participants avant la réunion, idéalement 24 heures à l’avance
  3. Les bonnes personnes — Pas trop (5-6 maximum pour les réunions de décision), pas de personnes qui n’ont pas besoin d’être présentes
  4. Une heure de fin définie — Terminez à l’heure ou en avance ; ne dépassez pas sans accord explicite
  5. Des notes et des actions à entreprendre — Documentées et partagées après la réunion

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Cadence des réunions récurrentes

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Normes pour les visioconférences

  • Caméra activée quand c’est possible — cela renforce les liens et maintient l’engagement de chacun
  • Coupez votre micro quand vous ne parlez pas dans les grandes réunions
  • Utilisez la fonction lever la main ou le chat pour mettre en file d’attente un point sans interrompre
  • Si vous serez en retard, envoyez un message Slack à l’organisateur de la réunion

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Communication asynchrone

Nous privilégions l’asynchrone par défaut. Voici comment faire fonctionner l’asynchrone efficacement :

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Rédiger de bonnes mises à jour asynchrones

  • Soyez complet — Incluez suffisamment de contexte pour que le lecteur puisse comprendre et agir sans avoir besoin de poser des questions de suivi
  • Soyez clair sur ce dont vous avez besoin — “Pour info” vs. “Merci de relire avant jeudi” vs. “Aucune action requise, archivage”
  • Indiquez les délais explicitement — “Quand vous aurez le temps” signifie jamais ; “d’ici la fin de la semaine” signifie vendredi en fin de journée
  • Utilisez des formats structurés — Pour les mises à jour plus longues, utilisez des titres, des puces et un résumé en haut

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Quand l’asynchrone ne fonctionne plus

L’asynchrone ne fonctionne pas quand :
  • Un sujet nécessite des échanges rapides entre plusieurs personnes
  • Il y a une véritable ambiguïté difficile à résoudre par écrit
  • La situation est émotionnellement sensible
  • Une décision est bloquée dans un fil de discussion de document depuis plus de 2 jours
Dans ces cas, organisez un court appel synchrone — 30 minutes de conversation résout souvent ce que des jours de fils Slack ne peuvent pas résoudre.

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Communiquer dans différentes situations

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Partager de mauvaises nouvelles ou des problèmes

Partagez les problèmes tôt — n’attendez pas d’avoir une solution. Votre manager et votre équipe ne peuvent pas aider face à des problèmes qu’ils ignorent. Un avertissement comme “Pour info, nous risquons de manquer la date limite pour X, voici pourquoi, et voici mes options” est bien mieux qu’une surprise le jour de l’échéance.

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Désaccord et débat

Un désaccord sain fait partie d’une bonne prise de décision. Lorsque vous êtes en désaccord :
  1. Dites-le directement, avec votre raisonnement : “Je vois les choses différemment parce que…”
  2. Posez des questions pour comprendre l’autre point de vue : “Pouvez-vous m’aider à comprendre pourquoi vous allez dans cette direction ?”
  3. Séparez la personne de l’idée — critiquez l’approche, pas la personne
  4. Une fois la décision prise, engagez-vous — exprimez votre désaccord puis engagez-vous si nécessaire

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Escalade

Si quelque chose ne se résout pas au niveau où il devrait, escaladez. Ce n’est pas un échec — c’est ainsi que les organisations fonctionnent. Escaladez auprès de votre manager avec le contexte : quel est le problème, ce que vous avez essayé, et ce dont vous avez besoin de sa part.

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Communication et cadre juridique

Certaines communications peuvent être soumises au secret professionnel, à des obligations de divulgation ou à des exigences réglementaires. En cas de doute, contactez le service juridique avant de mettre des informations sensibles par écrit — en particulier concernant les litiges, les violations potentielles ou les questions réglementaires.
Dernière mise à jour : [Date] — propriétaire : RH / Opérations
Dernière modification le 20 mars 2026