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Responsable del SOP: Recursos Humanos — Última revisión: [Fecha] — ID: SOP-HR-003

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Descripción general

Este SOP asegura que cada salida de un empleado — voluntaria o involuntaria — se maneje de manera consistente, profesional y segura. Una desvinculación bien ejecutada protege a la empresa (seguridad de datos, cumplimiento normativo, continuidad) y deja una impresión final positiva en el empleado que se va. Principio clave: El objetivo es hacer la transición lo más fluida posible para todos — el empleado que se va, su equipo y la empresa. Cronograma: La mayoría de los pasos de desvinculación deben completarse en o antes del último día del empleado. Algunos pasos (nómina final, documentación) ocurren dentro de 1–2 semanas después de la salida.

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Tipos de salida

TipoAvisoConsideraciones clave
Voluntaria — estándar2 semanas (o según lo acordado)Se aplica el proceso estándar
Voluntaria — ejecutivo/seniorTípicamente 4+ semanasPuede involucrar transición extendida; consultar con Legal
Involuntaria — rendimiento/conductaInmediata o el mismo díaRR.HH. y Legal deben estar involucrados; acceso revocado el mismo día
Involuntaria — despido/reducción de personalVariableIndemnización, cumplimiento de la Ley WARN; Legal requerido
Fin de contratoSegún los términos del contratoAsegurar que el acceso y los datos del contratista sean gestionados

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Lista de verificación de desvinculación

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Responsabilidades de RR.HH.

  • Confirmar el último día laborable del empleado por escrito y actualizar los sistemas de RR.HH.
  • Iniciar la entrevista de salida (ver Entrevista de salida a continuación)
  • Confirmar el monto y la fecha del último cheque de pago, incluyendo el pago de vacaciones acumuladas según la política y la ley aplicable
  • Procesar la notificación de COBRA (continuación del seguro de salud) dentro de los plazos requeridos
  • Recopilar el acuerdo de separación firmado y cualquier documento de no desprestigio o liberación requerido (si aplica — Legal debe revisar)
  • Actualizar el sistema de nómina para cerrar el registro de empleo en el último día
  • Confirmar las fechas de terminación de beneficios y notificar al empleado por escrito
  • Archivar el expediente del empleado y asegurar que se cumplan los requisitos de retención de registros
  • Enviar al empleado saliente una confirmación de su pago final y las fechas de fin de beneficios

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Responsabilidades de TI

  • Inmediatamente al conocer la salida: programar la revocación de acceso para el último día laborable (o inmediatamente para terminaciones involuntarias)
  • En el último día:
    • Deshabilitar todas las cuentas SSO y de la empresa (Google Workspace, Slack, GitHub, plataformas en la nube, etc.)
    • Revocar el acceso VPN
    • Eliminar de todos los grupos de seguridad y listas de distribución
    • Revocar cualquier clave API o credencial de cuenta de servicio asignada al empleado
  • Recuperar los dispositivos propiedad de la empresa (laptop, teléfono, tarjetas de acceso, etc.) en o antes del último día
  • Transferir la propiedad de los archivos de Google Drive del empleado a su gerente o sucesor designado
  • Configurar una respuesta automática de fuera de la oficina en el correo del empleado y redirigir a su gerente (por al menos 30 días)
  • Archivar el correo electrónico según la política de retención de registros
  • Eliminar de cualquier plataforma de cara al público (sitio web, portales de clientes, etc.)
  • Para salidas involuntarias: la revocación de acceso debe completarse antes de que el empleado sea notificado
Para salidas involuntarias, Seguridad de TI debe ser notificada de manera inmediata y confidencial antes de la reunión de terminación para que el acceso pueda ser revocado en el momento en que se entregue la notificación. No permita que una salida involuntaria retenga acceso después de la notificación.

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Responsabilidades del gerente

  • Trabajar con RR.HH. para confirmar el último día y comunicarlo al equipo en el momento apropiado
  • Documentar y hacer la transición de todos los proyectos y responsabilidades abiertas — crear un documento de traspaso escrito
  • Identificar quién cubrirá cada una de las responsabilidades clave del empleado saliente en el ínterin
  • Notificar a los clientes, socios o contactos externos relevantes según corresponda (coordinar con RR.HH. sobre el mensaje)
  • Asegurar que el empleado saliente complete las hojas de tiempo pendientes, la documentación y los materiales de traspaso del proyecto
  • Recuperar cualquier material de la empresa (archivos de clientes, documentos propietarios, etc.) almacenado en dispositivos personales
  • Agradecer al empleado saliente públicamente (si es voluntario y apropiado) con un mensaje al equipo o la organización en general

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Responsabilidades de Finanzas

  • Confirmar y procesar cualquier reembolso de gastos pendiente
  • Cancelar o reasignar cualquier tarjeta de crédito corporativa en el último día
  • Actualizar los registros de proveedores y contratos donde el empleado era un contacto designado
  • Asegurar que el empleado haya enviado todos los informes de gastos pendientes antes de la salida

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Entrevista de salida

RR.HH. realiza una entrevista de salida con todos los empleados que se van voluntariamente. La entrevista de salida es una oportunidad para:
  • Comprender las razones del empleado para irse
  • Recopilar retroalimentación sobre su experiencia, equipo y gestión
  • Identificar tendencias (si varias personas se van por la misma razón)
  • Dejar al empleado con una impresión final positiva
Las entrevistas de salida son confidenciales. Los hallazgos se comparten con la alta dirección y RR.HH. de forma agregada; las respuestas individuales no se comparten con los gerentes directos sin el consentimiento del empleado. Formato: Conversación de 30 minutos por video o presencial, programada dentro de la última semana del empleado. Preguntas clave:
  1. ¿Qué motivó su decisión de irse?
  2. ¿Qué encontró más gratificante de trabajar aquí?
  3. ¿Qué podríamos hacer mejor como empresa?
  4. ¿Cómo describiría la cultura a un amigo que esté considerando unirse?
  5. ¿Hay algo que debamos saber que pueda ayudarnos a retener a otros como usted?

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Transferencia de conocimiento

Para puestos con conocimiento institucional significativo o relaciones con clientes, se debe desarrollar un plan formal de transferencia de conocimiento al menos dos semanas antes del último día. El documento de transferencia de conocimiento debe incluir:
  • Resumen de los proyectos actuales y su estado
  • Contactos clave (internos y externos) con contexto
  • Ubicación de documentos, archivos y credenciales importantes
  • Procesos recurrentes y plazos que el sucesor necesita conocer
  • Información de acceso e inicio de sesión que debe transferirse (credenciales compartidas a través del gestor de contraseñas, no por correo electrónico)
  • Problemas abiertos o riesgos que necesitan atención
El gerente es responsable de asegurar que la transferencia de conocimiento esté completa y documentada antes del último día del empleado.

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Comunicaciones

EscenarioQuién comunicaCuándo
Salida voluntaria — equipo inmediatoGerente, después de confirmar con RR.HH.Tan pronto como el empleado y el gerente acuerden el momento
Salida voluntaria — organización generalGerente o RR.HH.En o poco después del último día
Salida involuntariaRR.HH. proporciona el lenguaje; el gerente comunica al equipoEl mismo día, después de que se revoque el acceso
Salida de empleado de cara al clienteGerente + responsable de la relación con el clienteProactivamente, antes de que los clientes se enteren por terceros
Principio: Anuncie las salidas de manera honesta y oportuna, pero no revele la razón de una salida involuntaria más allá de “le deseamos lo mejor a [Nombre] en su próximo capítulo.”

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Después de la salida

  • Los ex empleados pueden tener derecho a referencias. RR.HH. proporciona referencias factuales (fechas de empleo, título). Los gerentes pueden proporcionar referencias personales con el consentimiento del empleado.
  • Las obligaciones de no competencia, no solicitud y confidencialidad sobreviven al empleo según el acuerdo de empleo firmado. Recuerde al empleado saliente estas obligaciones en la documentación de salida.
  • Si un ex empleado devuelve datos de la empresa o reporta un problema de seguridad después de la salida, trátelo como una prioridad e involucre a TI y Legal.
Última actualización: [Fecha] — Responsable del SOP: RR.HH.